25 правил, как за меньшее время сделать больше

Знакома ли вам ситуация, когда весь день вроде бы крутишься, что-то делаешь, а по итогам – так нихрена ничего и не успел.  И более того, ещё и кучей дополнительных проблем себя нагрузил, с которыми чёрт знает когда придётся разбираться. Между прочим, типичная ситуация для каждого, кто не умеет грамотно организовывать рабочий процесс. А ведь всё было бы значительно проще и легче, если бы вы использовали некоторые полезные и, честно говоря, довольно очевидные лайфхаки. Особенно вот такие.

1. Цель

Если чётко знаешь, чего конкретно нужно сделать именно сегодня, то и работать как-то проще становится. Есть важное, есть второстепенное. Поскольку дедлайн близко, про второстепенное можно на время забыть.

2. Мотивация

Всегда знай, зачем ты делаешь то или иное дело.  Жить «от зарплаты до зарплаты» можно, но скучно и уныло. Найди или придумай себе причину, зачем делать то, что ты делаешь. Серьёзно, чёткое понимание, что очередной халтурки хватит для того, чтобы потом нормальный отпуск себе организовать – мотивирует.

3. Очерёдность

У всех есть периоды времени, когда они особенно продуктивны. Для большинства это начало дня. И вот именно тогда стоит решать наиболее важные вопросы и делать всю основную работу. Принцип 80/20. 20 процентов всех усилий в этот период – 80 процентов работы.  А оставшиеся 20 доделывать уже оставшееся время, не особо напрягаясь.

4. Последовательность

А вот про эти оставшиеся 20 процентов забывать как раз нельзя. Хорошая привычка – сначала заканчивать один проект, а только потом браться за следующий. Если, конечно, такая возможность есть. Это, кстати, тоже стимулирует побыстрее разобраться с задачами.

5. Порядок

Сказки о «продуктивном творческом беспорядке» придумали те, кто просто не в состоянии контролировать себя и пространство вокруг себя. А нормальным людям лучше потратить 5 минут на то, чтобы сделать свой стол чистым, чем искать в бардаке что-то внезапно нужное и важное. И так во всём, в том числе и в информации, хранящейся на компьютере. Система папок и чёткая классификация нужной инфы ещё никому не вредили.

6. Концентрация

Отруби все каналы связи, кроме самых срочных, и работай. Серьёзно, концентрация – это когда не надо каждые несколько минут на очередное сообщение в корпоративном чате отвлекаться. Просто берёшь и работаешь. А сообщения можно и во время перерыва прочитать. И всегда указывай способ «экстренной связи». Мало ли что случиться может.

7. Фокусировка

Польза мультизадачности сильно преувеличена. Уж лучше сделать качественно что-то одно, чем кое-как, но несколько. Плюс, не надо тратить силы на переключение и  вникание в суть дела. Есть задача – решай её, а не думай, что несколько важных задач станут большим стимулом всё сделать быстрее.

8. Внимательность

Кучу времени можно сэкономить, если сразу внимательно воспринимать любую поступающую информацию. Сразу вникать, сразу задавать вопросы. Чем меньше задержек, повторений и ненужных разъяснений – тем лучше.

9. Список дел

Немного организованности никому не помешает. А уж список дел составлять – это вообще первоочередная задача. И мозг разгружает от необходимости помнить всё, и фронт работ на сегодня/неделю/месяц очерчивает, и сроки помогает контролировать.

10. Классификация

Можно условно разделить дела на 4 категории, согласно «важности» и «срочности». И вот в первую очередь делать те, что являются срочными и важными. А всё остальное – по мере наличия сил, времени и прочих ресурсов.

11. Решительность

Что сделано – то сделано. Есть решения и их последствия, так что глупо переживать, что что-то получилось не так. Сначала сделать выводы, потом – исправить, и вот только потом уже – сожалеть.

12. Полезным может быть всё время

В сутках всего 24 часа, поэтому тратить даже один из них на пустое ожидание и ничегонеделанье – глупо.  С учётом распространения различных гаджетов, продуктивной можно сделать каждую минуту своего времени. Главное – придумать, как это можно сделать. Впрочем, слушать за рулём аудиокниги мы бы тебе не рекомендовали – там таки концентрация нужна.

13. Фильтрация

Разберись, на что уходит ваше время. И попробуйте всё это оптимизировать. Тщательнее выбирай источники информации, чтобы не заниматься бесконечным «сетевым серфингом», например. И заранее продумывай свой отдых.

14. Нет пожирателям времени

Есть определённая категория занятий, которые ни пользы не приносят, ни чего-то полезного. Только время убивают, которого у тебя и так мало. Начни от всего этого избавляться. Увы, жизнь реально слишком коротка, чтобы тратить её на ерунду, типа споров с кем-то в этих наших интернетах.

15. Меньше мусорной информации

Новости, сводки, соцсети, почта, «серфинг в сети» — всё это пичкает мозг информацией, которая ему чаще всего совершенно не нужна. Так что сознательно постарайтесь её ограничивать. От того, что вы не в курсе последних политических новостей какого-нибудь США, жизнь хуже не станет. А вот мозг сможет выдохнуть и немного расслабиться.

16. Продуктивное утро

Да, есть жаворонки, есть совы, есть дятлы и голуби. Вот только нормальный рабочий процесс всё же приучает нас пахать в режиме жаворонков. И именно утро получается куда продуктивнее, нежели вторая половина дня. Так что появляется смысл раньше ложиться и раньше вставать. И, между прочим, открою страшную тайну – режимы можно переключать.

17. Режим дня

Вставать в одно и то же время, есть в одно и то же время, приучать организм к цикличной работе. Очень полезная, кстати, привычка, освобождающая кучу ресурсов и серьёзно улучшающая самочувствие. Серьёзно, организм куда лучше переносит постоянный ритм жизни, нежели переменчивый.

18. Подзадачи

Что там говорили китайцы? «Путь в тысячу ли начинается с одного шага». И вот так шаг за шагом ты и достигнешь цели. А если ещё и будешь чётко понимать значимость и назначение каждого такого «шага», то вообще прекрасно. Ведь достижение чего-то глобального сложно именно потому, что очень часто прогресс практически незаметен. А если уметь посчитать уже пройденные шаги и понять, насколько далеко всё продвинулось, то всё становится куда легче.

19. Оптимизация

Человечество не просто так придумало умные дома, мультиварки, пылесосы, онлайн-покупки и удалённую работу. Всегда есть возможность оптимизировать как свою жизнь, так и рабочий процесс. Твоя задача – найти эти возможности. Но да, на той же удалёнке реально не все могут работать, просто в силу особенностей психики.

20. Три важных дела

С самого утра стоит делать что-то важное, но самое неприятное. Чтобы оно потом не висело над душой и не мешало. И заведите себе правило делать в день не менее трёх важных задач. Важных – именно в собственном понимании. Уборка квартиры, например, ничуть не менее важна, нежели сдача очередного проекта. Вопрос лишь в первоочерёдности. «Срочное» и «важное», помнишь ведь?

21. Сначала работа, а потом всё остальное

В рабочий процесс надо нырять сразу. Покурить, выпить чашечку кофе, зайти в соцсети можно было и дома. И вообще, сначала работа, потом всё остальное, а не наоборот. Ведь чем быстрее задача будет решена – тем больше останется времени на отдых.

22. Переключение

Это не «мультизадачность», поскольку ты не делаешь вещи параллельно. Это реальное переключение, когда чувствуешь, что вот те самые 80 процентов уже сделаны, а дальше мозг тупо устал. Вот пусть поработает в другом режиме – всяко полезнее будет, чем перекур устраивать.

23. Не надо действовать через силу

У всех бывают хреновые дни, когда всё из рук валится. Это нормально.  Просто работай в режиме минимальной загрузки и не взваливай на себя что-то реально важное. Всё равно нормально сделать дело ты не сможешь, так ещё и устанешь. Вот только надо постараться, чтобы такие дни всё же были исключением, а не нормой.

24. Меньше шаблонов

Нет, рутинную работу куда проще выполнять шаблонными и автоматизированными способами. Вот только мозги от это «ржавеют». Поэтому заведи себе привычку хотя бы пару раз в неделю отвлекаться от привычной модели поведения и искать совершенно новые способы решения своих задач. Не исключено, что даже реально найдёшь такие способы.

25. Умение отказывать

Всегда есть кто-то, кто захочет переложить на вас часть своих обязанностей. Научись говорить «Нет».  Пусть тебя будут считать эгоистичным мудаком, но волнует ли тебя, кем тебя считают люди, стремящиеся сесть тебе на шею?